Documentación: escribir lo que se hace y hacer lo que se escribe.

De regreso de Barcelona,  con las pilas cargadas después de un intenso mes de docencia y formación en mi hospital, estaba preparando un post  (que ya hace un mes desde el último), y después de leer la entrada de Manuela he cambiado el enfoque porque, en realidad quería contar algo sobre “el fondo y las formas” parecido a lo que ella contaba  sobre los cuidados estandarizados y la documentación normalizada. La documentación, los registros, los protocolos en cualquier ámbito mejoran el proceso,  según queda demostrado en los resultados de la investigación que nos presentaba, admás son uno de los indicadores imprescindibles en Gestion de Calidad   pero...  el tiempo empleado en registrar, ¿ nos resta tiempo de los cuidados? ¿Es suficiente el cumplimentar unos registros? ¿ Anteponemos dejar todo registrado a realizar aquello que estamos registrando?

Parece, en algunas ocasiones, que nos ocupamos más de “las formas que del fondo”.  Nadie duda de la importancia de los registros  y  que,  para una mejor comprensión por parte de todos,  se debe hacer de una forma clara, reglada y normalizada. Los registros deberían servir para plasmar en el papel el verdadero trabajo realizado y la documentación normalizada debería de servir como una guía que nos FACILITARA el trabajo, no como la ÚNICA tarea a realizar ni como algo que nos  complique  o nos ocupe de tal manera que se convierta en el centro de nuestra atención.

Algo similar ocurre actualmente en la UCE (unidad central de esterilización...ya me lo voy a prendiendo) con la trazabilidad, que es el tema sobre el que quería hablar. Una de las principales  conclusiones de las jornadas de esterilización de la pasada semana es la creciente implementación de la trazabilidad en los hospitales y centros asistenciales para el proceso de esterilización , algo que por otro lado la Normativa Europea y el nuevo RD mencionado en entradas anteriores recomiendan para el producto médico y totalmente imprescindible para tener registrados cada parte de todos los procesos sobretodo en aquellos centros que busquen una acreditación de calidad. A pesar de todo, aún hay bastante diferencia en su implantación entre las distintas autonomías, cada una ha apostado por diferentes objetivos a conseguir  en su sistema Sanitario y de ahí las distintas velocidades a la hora de la implantación de esta herramienta.

El planteamiento en cuanto a la  finalidad de la trazabilidad  varia en la forma de su presentación según de quien venga. Desde la salud pública y las centrales de esterilización el planteamiento es:

-         Es necesaria en primer lugar como una herramienta que mejora la seguridad del paciente mediante el control de todo el proceso del instrumental médico y por tanto un mejor control de la infección quirúrgica

-         En segundo lugar  como un método de gestion del material, de trabajo, recursos humanos ... en fin de gestion integral en un hospital y en concreto la unidad de esterilización y quirófano.

Desde las gerencias y desde quirófano se invierten los términos  convirtiendo la prioridad de la trazabilidad en lo segundo, es decir la percepción es que  preocupa principalmente el control y gestión del instrumental y  bueno, si de paso  a la vez conseguimos mejorar la seguridad y el control de la infección, pues mejor.

Aunque cualquier planteamiento es válido si con esto consigo su implantación, no debemos olvidar la principal razón de ser de la trazabilidad: La documentación del proceso de una forma mas rigurosa, nos facilita un mejor seguimiento hasta el uso en el paciente de ese instrumental. 

El control de la infección y de cualquier otro evento adverso que aparezca con el instrumental quirúrgico (pérdidas, deterioro) sólo lo podemos tener resuelto con un buen planteamiento de base, con unos protocolos y procedimientos donde se definan claramente las tareas y un personal bien formado en sus competencias.

De nada nos sirve tener la trazabilidad de todo el material  si no hemos definido claramente cómo se debe realizar cada una de las fases de dicho proceso, por muy buena trazabilidad o registros que tengamos no nos veremos libres de que existan fallos en alguna de las fases que escapen a nuestro control si no estan bien protocolizados los procesos de lavado, empaquetado, esterilización y almacenamiento pero principalmente  si no contamos con las personas, si no han sido formadas en los principios básicos de limpieza y procesado de instrumental, sería como empezar la casa por el tejado. De nada sirve una buena trazabilidad si no se complementa con el recuento del material en quirófano, el hecho de poner una cruz en un papel confirmando la presencia o ausencia de algún material sin comprobarlo previamente nos lleva enfrentamientos interminables intentando poner la responsabilidad en el otro bando.

La trazabilidad,  cualquier registro o  documento normalizado no suple a las personas ni nuestra forma de hacer bien el trabajo, es una herramienta más, una muy buena herramienta que nos facilita mucho el trabajo a la hora de hacer el seguimiento de un evento adverso o cualquier otra circunstancia .

Hacer de la trazabilidad en esterilización o de cualquier otro documento en otra unidad lo más importante sólo por el mero hecho de "registrar" es “cambiar el fondo por las formas”, lo más importante es realizar bien el proceso y por supuesto hacer un buen registro en este orden, si a la vez conseguimos un control de los gastos, consumos, gestión de recursos humanos y cargas de trabajo, pues muchísimo mejor.

De la misma manera cambiaría el orden del título de la entrada:  Primero hacer  y después escribir.